Dass Digitalisierung für Unternehmen notwendig ist, haben wir in diesem Artikel beschrieben. Doch viele Mitarbeiter lehnen Digitalisierung erst einmal ab. Oft beginnen neue Projekte wie in diesem Beispiel:
Der Chef hatte mal wieder eine zündende Idee, die Arbeit im Team ein Stückchen besser und effizienter zu machen. Eine neue Software sollte angeschafft werden, die alte Arbeitsprozesse optimiert. Mehr Arbeit in weniger Zeit erledigen – der Prospekt las sich großartig. „Genau das brauchen wir jetzt, wir müssen uns modernisieren und mit der Zeit gehen“, sagte der Chef vor den Mitarbeitern, die alle synchron die Augen verdrehten.
Es dauerte nicht lange, bis die Software gekauft, eingerichtet und betriebsbereit war. „Ab jetzt wird die Arbeit mit der neuen Supersoftware gemacht“, tönte der begeisterte Chef. Er war mit seinem Digitalisierungsprojekt mehr als zufrieden. Auf seiner To-Do-Liste konnte er das Projekt nun zufrieden abhaken. Voller Elan stürzte er sich auf die nächste Abteilung, um dort die nächsten Arbeitsprozesse zu optimieren.
Zurück blieben überrumpelte und skeptische Mitarbeiter, die eigentlich gar nichts ändern wollten und Ihre Arbeit wie früher erledigten. Die neue Software wurde stillschweigend ignoriert. Dem Chef war das Projekt auch nicht mehr so wichtig, sodass er die Nutzung der neuen Software weder einforderte noch kontrollierte. Nach und nach verlor sich das ursprüngliche Interesse und die Supersoftware fristete ein trostloses Dasein in den magnetischen Tiefen der monoton surrenden Festplatten.
Auch wenn wir diese Geschichte nur stellvertretend beschreiben, wird sie sich so ähnlich viele Male in deutschen Unternehmen abgespielt haben. Warum sind Mitarbeiter bei neuen Innovationen nicht so begeistert wie der Chef?
Menschen lehnen Neues erst einmal ab
Es scheint ein Teil der menschlichen Psyche zu sein, Neues erst einmal abzulehnen. Der Psychoanalytiker Fritz Riemann bezeichnet diese Angst vor dem Wandel als eine Grundform der Angst.
Das bekannte Motto „Never change a running system“ basiert genau auf dieser Einstellung. Neues wird zunächst als Risiko empfunden. Denn man kann vorab schlecht einschätzen, ob Neuerungen gute oder schlechte Auswirkungen haben. Im Zweifel bleibt man beim Altbewährten, mit dem man sich schon lange Zeit arrangiert hat.
Eine weitere Erklärung liefert das Modell der Bedürfnispyramide. Der Psychologe Abraham Maslow beschreibt damit fünf Ebenen, die unsere Bedürfnishierarchie abbilden.
Unsere Grundbedürfnisse wie zum Beispiel das Essen, Trinken und Schlafen sind zweifellos die wichtigsten Voraussetzungen unserer Existenz. Doch schon danach kommt unser Bedürfnis nach Sicherheit. Es bewirkt unter anderem, dass wir Neues und damit verbundene Überraschungen lieber ausschließen, um unsere Sicherheit und gewohnte Stabilität nicht zu gefährden.
Wenn Macht- und Kontrollverlust drohen
Wer seine tägliche Arbeit souverän beherrscht, übt Macht und Kontrolle über den Arbeitsprozess aus.
Macht am Arbeitsplatz beschreibt die Durchsetzungsfähigkeit, seine täglichen Arbeitsziele zu erreichen. Mitarbeiter kontrollieren den Ablauf, die Arbeitsgeschwindigkeit und die Ergebnisse ihrer täglichen Anstrengungen. Wer Macht und Kontrolle einmal erworben hat, versucht diese zu erhalten. Das sind rein persönlichen Interessen, die weit vor den Interessen des Unternehmens stehen.
Machtverlust in Form neuer IT-Lösungen schmerzt, weil Menschen sich dadurch abgewertet fühlen. Der souveräne Experte wird plötzlich zu einem unwissendem Lehrling, der sich das neue Arbeiten wieder mühsam erarbeiten muss. Hinzu kommt die Angst vor einer Überforderung. „Wie soll ich das alles im Kopf behalten? Kann ich das überhaupt schaffen?”
Die Macht der Routinen zur Digitalisierung nutzen
Wer täglich die gleichen Aufgaben ausführt, entwickelt Routinen, die das Arbeiten erleichtern und automatisieren. Das Gehirn muss für routinierte Tätigkeit nachweislich weniger Arbeit leisten als für neue Aufgabenstellungen. Tägliche Gewohnheit bewirken einige Vorteile im Arbeitsleben:
- Es ist weniger Hirnaktivität nötig.
- Die Arbeit wird einfacher.
- Die Arbeit wird bequemer.
- Man muss weniger Entscheidungen treffen.
Routinen sind wichtig, um Sicherheit zu spüren und Stabilität zu genießen. Jeder kennt das Gefühl, wenn wir das Gehirn auf Autopilot einstellen und unsere Tätigkeiten ohne großes Nachdenken ablaufen. Bewusste Entscheidungen müssen dabei nur selten getroffen werden. Der Verlust von Routinen, was bei neuer Software zweifellos der Fall ist, kann Angstgefühle auslösen. Es gibt allerdings auch gute Nachrichten: Wer sich auf Änderungen und neue Arbeitsprozesse einlässt, benötigt ungefähr zwei Monate, bis sich diese wieder in Gewohnheiten und Routinen wandeln. Neues bleibt zum Glück nicht lange neu und verliert nach kurzer Zeit seinen anfänglichen Schrecken.
Wie gelingt die Digitalisierung?
Es ist normal und auch zwingend, dass sich Tätigkeiten in einem Unternehmen permanent ändern müssen. Externe Faktoren, wie starker Wettbewerb oder neue Technologien zwingen Führungskräfte, jeweils passende Antworten auf neue Marktsituationen zu finden. Gegenmaßnahmen gehen immer mit Veränderungen einher. Unter dem Begriff „Change Management“ versuchen viele Fachleute, diese Änderungen so verträglich wie möglich, umzusetzen. In den letzten Jahrzehnten wurden viele unterschiedliche Modelle entwickelt, die immer andere Schwerpunkte priorisieren. Es gibt jedoch wichtige Aspekte, die alle Modelle gemein haben und die es zu beachten gilt:
Kommunikation sicherstellen
Miteinander reden hört sich einfach an, ist aber nicht immer eine Selbstverständlichkeit. Informieren Sie möglichst frühzeitig alle betroffenen Mitarbeiter über neue Ideen und Visionen. Im Idealfall beteiligen Sie die Kollegen am Entscheidungsprozess. Das hat tatsächlich zwei große Vorteile. Mitarbeiter fühlen sich ernst genommen und wertgeschätzt, wenn um ihre Meinung gebeten wird. Das Erkennen von Vorteilen muss man durch aktive Mitarbeit gestalten. Es lässt sich schwerlich überstülpen oder verordnen.
Weiterhin greifen Sie auf ausgewiesene Experten in Ihrem Unternehmen zurück. Wer kennt denn die Arbeitsprozesse besser als sie?
Ein regelmäßiger Austausch und ein echtes Verständnis für Sorgen und Ängste mindern aufkommende Angstgefühle. Sie erhöhen die Einsicht und Akzeptanz , wenn Sie Antworten auf Ihr „Warum“ liefern können.
Plausible Gründe, die Mitarbeiter nachvollziehen können, minimieren den inneren Widerstand.
Motivierendes und positives Ambiente
Motivation und ein positives Ambiente tragen viel dazu bei, Änderungen mit wenig Reibung einzuführen. Wenn sich Mitarbeiter aller Ebenen freundlich und respektvoll begegnen, sind die wichtigsten Voraussetzungen schon gegeben. Erlauben Sie sich eine Fehlerkultur, die Mitarbeiter nicht an den Pranger stellt. Betrachten Sie Misserfolge als Chance für die Zukunft zu lernen. Das reduziert Druck und Stress für alle Beteiligten. Druck erzeugt Gegendruck. In einer positiven Atmosphäre, in der sich alle wohl fühlen, haben es Widerstand und Gegenwehr schwer.
Suchen Sie (kleine) Herausforderungen, die sich für die Betroffenen gut bewältigen lassen. Ändern Sie nicht schlagartig alles auf einmal, sondern steigern Sie die Umstellung Schritt für Schritt.
Digitalisierung mit Schulungstool
Wir haben diesen Artikel verfasst, da Schulungstool ebenfalls ein Werkzeug der Digitalisierung ist und ähnliche Unsicherheiten bei Mitarbeitern auslösen kann. Uns sind diese Mechanismen bei Mitarbeitern im Umgang mit neuen IT-Lösungen lange bekannt.
Aus diesem Grund ist die Einfachheit unser Leitprinzip bei der Entwicklung von Schulungstool gewesen. Für unsere Kunden ist die simple Bedienung der Hauptgrund für die hohe Mitarbeiterakzeptanz. Eine gut funktionierende Lernplattform muss für alle Beteiligten ganz leicht zu bedienen sein. Wir haben viel Energie, und Zeit investiert, um die Bedienoberfläche so intuitiv zu gestalten.
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