Hinter dem Begriff „Digitalisierung“ steckt viel mehr als nur das Nutzen aktueller Software oder neuer Applikationen. Es ist vielmehr ein Gradmesser, wie wichtig Innovationen im Unternehmen sind und wie schnell ein Unternehmen auf sich ändernde Marktbedingungen reagieren kann.
Jedes Unternehmen sollten permanente Innovation nicht nur als Worthülse auf der Webseite stehen haben, sondern als ständige Aufgabe wahrnehmen.
Die Ausgangslage – entspannt oder erzwungen
Es gibt zwei Situationen, in denen Ideen zur Digitalisierung geboren werden.
Die erste ist gekennzeichnet durch eine freie Umgebung und eine kreative Geisteshaltung. Hier kommen brillante Ideen zum Vorschein, die ohne Stress und ohne Druck entstehen und zu einem erfolgreichen Unternehmen beitragen. Diese Ergebnisse werden als Innovationen bezeichnet.
Und dann gibt es noch die unangenehme Situation, wenn von außen Druck auf das Unternehmen ausgeübt wird und die Verantwortlichen nun handeln müssen. Das kann ein Wettbewerber sein, der einen besseren Service bietet, schneller liefert oder aufgrund geringerer Kosten seine Produkte günstiger anbieten kann. In diesem Fall spricht man von einem „Wandel“, indem sich das Unternehmen befindet. Dieser Wandel ist hingegen reaktiv und wird durch Druck von außen erzwungen.
„Innovation ist wie Wollen, Wandel ist wie Müssen.“
Beim Begriff „Wandel“ sollte man also hellhörig werden. Unternehmen im Wandel laufen Gefahr, beim halb gelähmten Durchwursteln unter die Räder zu kommen.
Die digitale Aufholjagd
In vielen Branchen ist der Grad der Digitalisierung bereits so hoch, dass man als teilnehmendes Unternehmen zumindest den Digitalisierungsgrad der Konkurrenz erreichen muss. Wenn man sich einige Jahre auf seine Lorbeeren ausgeruht hat, schaut man plötzlich auf unbekannte Mitbewerber, die durch die Digitalisierung neue Wettbewerbsvorteile erzielt haben. Das wird oft zu spät erkannt, nämlich erst dann, wenn eigene Kunden verloren werden und diese woanders einkaufen.
Viele deutsche Unternehmen haben eine sehr konservative Einstellung. Wer kennt nicht den Spruch „Das haben wir immer schon so gemacht“. Wer sich zu spät mit der Digitalisierung beschäftigt, muss buchstäblich hinterherrennen. Das ist der beschriebene „Wandel“, der viel anstrengender, teurer und stressvoller ist.
Digitalisierung auf der Überholspur
Wenn möglich, sollte ein Unternehmen seine Digitalisierungsprojekte also dann beginnen, wenn noch kein Druck besteht. Gerade wenn es gut läuft, sollte man überlegen, wie man seine starke Marktposition halten und ausbauen kann. Dementsprechend stressfrei legen Sie damit die Weichen für ein starkes Unternehmen, welches im zukünftigen Wettbewerb die Nase vorn hat.
Wo macht Digitalisierung Sinn?
Wo immer im Unternehmen Papier im Umlauf ist, sollten Sie hellhörig werden und prüfen, ob Sie diese Arbeitsprozesse nicht digitalisieren können. Handgeschriebene Listen oder Informationen sind sehr fehleranfällig und zeitintensiv. Daten müssen manuell erfasst und in andere IT-Systeme eingetippt werden.
Auch Excel-Tabellen, als vermeintlich digitale Alternative zum Papier, sind keinesfalls eine optimale Lösung. Problematisch ist oft, dass diese Dateien lokal auf den Rechnern der Mitarbeiter gespeichert sind. So sind immer mehrere unterschiedliche Versionen im Umlauf und wenn ein Mitarbeiter gerade nicht erreichbar ist, kann man nicht darauf zugreifen. Auch die Weiterverarbeitung der Tabellen in weiterführende Systeme ist selten möglich. Somit bietet sich auch hier eine neue digitale Lösung an, die immer verfügbar ist und die Daten automatisch an angeschlossene IT-Systeme weiterleitet.
Generell erhält man den meisten Mehrwert, wenn angestaubte Arbeitsprozesse analysiert und optimiert werden. Wenn immer es geht, sollten Sie Verfahren verschlanken, verkürzen und vereinfachen. Die Möglichkeiten der Digitalisierung sind enorm und vielfältig. Es lohnt sich, auch das vermeintlich Unmögliche zu denken. Denn die Umsetzung wird nicht an den Werkzeugen der Digitalisierung scheitern.
Fazit
Um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben, muss jedes Unternehmen seine internen und externen Prozesse mit der Digitalisierung optimieren. Je später man damit beginnt, desto schwieriger und teurer wird die digitale Aufholjagd. Zu Beginn reichen kleine Schritte, die schnell umgesetzt werden können und bereits zu positiven Veränderungen führen.
Gerade im Bereich der betrieblichen Weiterbildung zum Beispiel bei Arbeitsschutz-Unterweisungen und Datenschutz-Schulungen als Online-Schulung lassen sich die Vorteile der Digitalisierung deutlich spüren.
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